به عنوان یک انجمن ثبت شده باید سوابق خاصی را نگهداری کنید تا به تعهدات خود طبق قانون انجمن های ثبت شده ثبت انجمن ها عمل کرده باشید. سوابق الزامی طبق سایر قوانین ذیربط و/ یا توافقنامه‌هایی که با هیاتهای تامین اعتبار دارید- در صورتیکه عطایائی دریافت می‌کنید- را نیز باید نگهداری کنید.

برای عمل به تعهدات خود در زمینه ارائه گزارش به سازمان، هیئتهای تامین بودجه، مراجعین ، دولت و اجتماع ، این سوابق نقش بسیار مهمی ایفا می‌کنند. همچنین ممکن است سوابق دیگری نیز وجود داشته باشد که خودتان مایل باشید نگهداری کنید تا اطمینان حاصل نمایید که سازمان شما به بهترین شکل ممکن اداره شود.

برای حصول اطمینان از اینکه سوابق خود را به درستی نگهداری می‌کنید، باید موارد زیر را بدانید:

  • چه اطلاعات مورد نیاز است،
  • چه کسی مسئول جمع‌‌آوری اطلاعات است،
  • چه روشهای برای جمع‌‌آوری اطلاعات مورد استفاده است،
  • چه محلی این اطلاعات نگهداری می شود،
  • چه مدت این اطلاعات بایستی نگهداری شود،
  • به چه منظور از ین اطلاعات استفاده شود.

سازمان شما همچنین باید اطمینان حاصل نماید که هرگونه اطلاعات شخصی جمع‌‌آوری، نگهداری و استفاده می‌شود با مراعات الزامات مقررات حفظ حریم خصوصی باشد. بدین معنا که تنها اطلاعات ضروری باید جمع‌آوری شوند و این اطلاعات باید با در محل امنی (قفل دار) نگهداری شوند و در اختیار هیچکس قرار نگیرند مگر اینکه نیاز به ارائه آنها باشد.

سوابق مالی، صورت‌جلسه ها و دفترهای ثبت‌

سوابق مالی می‌تواند شامل طیفی از اقلامی از قبیل صورتحساب‌ها، رسیدها و اسناد کاری باشد که چگونگی گزارشات مالی شما را شرح می‌دهد. همه انجمنها ملزم هستند این موارد را داشته باشند: یک دفتر نقدی که نشان‌دهنده مبالغ پرداختی و دریافتی باشد، دفترچه رسید، اظهارنامه‌های بانکی، دفتر تنخواه گردان petty cash book و دفتر ثبت دارایی. طبق قانون ، با توجه به گستردگی انجمن شما، امکان دارد ملزم باشید یک دفتر حساب کل و یک دفتر روزانه نیز داشته باشید.

هیات مدیره مسئول است اطمینان حاصل کند که سوابق مالی به درستی نگهداری شوند. همه سوابق مالی باید کامل، دقیق و به زبان انگلیسی باشند. شما باید یک سیستم مدیریت ایجاد کنید که با الزامات سازمان شما، هرگونه الزامات طبق قانون یا مقررات شما هماهنگی داشته باشد، و به راحتی توسط شما یا هر فرد مجاز دیگر مانند یک حسابرس قابل درک باشد.

انجمن شما همچنین باید هرگونه سابقه مالی که طبق سایر قوانین ذیربط ایالتی و فدرال الزامی است را نیز نگهداری کند. با توجه به سازمان شما این سوابق می‌تواند از این قبیل باشد: سوابق مربوط به مالیات بر درآمد، مالیات سودهای سرمایه‌گذاری، مالیات مزایا و مالیات کالا و خدمات GST.

به عنوان یک انجمن ثبت شده، شما باید سوابق کتبی یا صورت جلسه‌های جلسات هیات مدیره و جلسات عمومی را در یک دفتر یا پوشه‌ای خاص نگهداری کنید. اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading می‌تواند درخواست کند که نسخه‌ای از سوابق شما را مشاهده کند و اگر آنها به زبان انگلیسی نباشند، انجمن باید ترجمۀ رسمی آنها را ارائه دهد.

هیات مدیره مسئول نگهداری دفتر ثبت اسامی اعضاء انجمن است. این دفتر ثبت یا فهرست اسامی باید شامل نام عضو، آدرس، تاریخ عضویت، تاریخ پایان عضویت و سایر جزئیاتی باشد که در مدل مقررات ذکر شده است یا اساسنامۀ انجمن درباره آن تصمیم‌گیری نموده است.

شما باید قوانین مرتبط را بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا سوابق را باید در مکان خاصی نگهداری کنید یا خیر، و اینکه برای چه مدت باید آنها را نگه دارید و چگونه باید از آنها استفاده شود.

سوابق کارمندان، هیات مدیره و داوطلبان

همه سازمانها باید سوابق کارمندان، هیات مدیره و داوطلبان خود را نگهداری کنند. این اطلاعات عبارتند از نقشها و مسئولیتهای آنها. هم برای کارکنان حقوق‌بگیر و هم برای کارکنان بدون حقوق باید شرح پست شغلی ارائه شود. سوابق کارکنان حقوق‌بگیر باید شامل قرارداد آنها با سازمان نیز بشود که نشان‌دهنده شرایط، دستمزد و سایر مزایا است.

سوابق هیات مدیره از اهمیت خاصی برخوردارند تا نشان دهند که سازمان شما طبق قانون و مقررات خود به تعهداتش عمل کرده است. سوابق دقیق پرسنل بسیار اهمیت دارند تا تضمین کنند که سازمان شما طبق قوانین مقرری کارکنان را پرداخت می‌کند. سوابق دقیق کارمندان هم بسیار اهمیت دارد تا اطمینان حاصل شود که هر کس که برای سازمان کار می‌کند، حقوق‌بگیر و بدون حقوق، نقش خود را به خوبی بشناسد.

سوابق مراجعین

اطلاعات مربوط به مراجعین به سازمان کمک می‌کند تا خدماتی که ارائه می‌دهد را ارزیابی نموده و برای آنها برنامه‌ریزی نماید. اگر سازمان شما بودجه دریافت می‌کند، هیئت تامین اعتبار معمولا به اطلاعات مراجعین نیاز دارد که به آنها کمک ‌کند بر این خدمات نظارت نموده و آنها را مورد ارزیابی قرار دهند.

سازمان شما باید مشخص کند که چه اطلاعاتی را باید جمع‌آوری نماید تا به الزامات خود و روالهای صحیح جهت جمع‌آوری، نگهداری و استفاده از این اطلاعات عمل نماید. با توجه به خدماتی که سازمان شما ارائه می‌دهد امکان دارد تنها ضروری باشد که اطلاعات آماری ساده را جمع‌آوری نمایید مانند جنسیت یا سابقه قومی. امکان دارد سایر سازمانها به جزئیاتی مانند نام و آدرس نیاز داشته باشند در حالیکه سایرین ممکن است به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشند.

اطلاعات
بیشتر:

decorative
Crowdfunding is an increasingly popular method of online fundraising for individuals, businesses, not-for-profits and charities. Generally it involves an individual or an organisation setting a fundraising target online and then asking the crowd of the internet for donations to reach that target...
decorative
From 1 July 2017 onwards, new forms will be available on the Blue Card Services website. Check that you have the most current version of the application forms by looking at the ‘valid for lodgement’ date on the top right corner of the form. The new forms will state that they are valid for lodgement...
The Department of Communities, Child Safety and Disability Services' (DCCDS) Community Recovery section is encouraging individuals, carers and service providers in the DCCSDS North and Far North Queensland area to be prepared in relation to Tropical Cyclone Debbie. The likely impacts of a tropical...
decorative
We have launched a brand new course on the Community Door eTraining website which provides an introduction to the social service sector in Queensland for managers and organisations new to the sector. It is free for anyone to access. It features a profile of the sector in Queensland, insights into...
The Queensland Law Handbook is a comprehensive, plain-English legal reource designed to help deal with legal problems. Caxton Legal Centre has recently published the handbook as a website. The handbook has been printed as a hard-copy since the early eighties, but thanks to funding from the...
Back by popular demand The State Councils of Social Service (COSS) are partnering to once again deliver a webinar series to uncover what every not-for-profit organisation needs to know about effectively responding to government procurement processes. The webinars will cover: Getting “tender ready”...
Not-for-profit Law has launched Australia's first free, live chat legal service for community groups and charities. The service is available on the Information Hub (click on the blue chat button at the bottom of every page). The real-time chat service allows users to chat to a team member who will...
Not-for-profit Law has updated its guide to 'The laws of advertising and your community organisation'. The resource provides practical tips to help organisations comply with the laws of advertising and marketing in Australia. Importantly, these laws apply to many fundraising activities of charities...
Australia’s 600,000 charities and not-for-profits, from international aid groups right down to the local tennis club, have recently received a major boost, as Justice Connect’s Not-for-profit Law service launched the acclaimed Information Hub for a national audience. The Not-for-profit Law...
Handbooks
On Tuesday 12 May 2015, Minister for Communities, Women and Youth, Minister for Child Safety, Minister for Multicultural Affairs, the Honourable Shannon Fentiman MP, officially launched National Volunteer Week and Volunteering Queensland's Community Resource Handbooks . “Research shows that...

Pages

Are you looking for support in Queensland, or trying to find a service that meets your needs? Now you can search oneplace , the service directory hosted by the Queensland Family and Child Commission. oneplace is an easily accessible directory of community services to help Queensland families to get...
Fair Trading Queensland Incorporated Associations website (Queensland Office of Fair Trading) provides information to support organisations incorporated under the Associations Incorporations Act 1981. This website also includes a simplified guide to Queensland's Associations Incorporation Act 1981...
In Queensland the Office of Fair Trading regulates Associations and non-profits. https://www.qld.gov.au/law/laws-regulated-industries-and-accountability/queensland-laws-and-regulations/associations-charities-and-non-for-profits
The Community Resource Handbooks were launched by Volunteering Queensland on 12 May 2015. They consolidate the knowledge gained through Volunteering Queensland's community leadership work with more than 2,000 community groups over the past fifteen years. The handbooks are aimed at small to medium...
The Sector Capacity team at QCOSS has worked with the costing methodology developed and kindly shared by the Endeavour Foundation to create an easy to use Unit Costing Tool. This tool supports organisations to understand their cost drivers, and allows them confidently plan and negotiate the level...
Information technology and online solutions can help your community organisation work better. ACOSS, Infoxchange and the Department of Communications have teamed up to bring you Digital Business Kits which give you the tools and information to do more online. Digital Business Kits are hosted on...
Many not-for-profit organisations are now developing income-generating activities to reduce the reliance on government and philanthropic funding, and others are establishing social enterprises to respond to client needs in a sustainable way. The development of business skills and systems is very...
The following resources have been translated to assist these communities in establishing a community organisation. Resources available in English العربية - Resources available in Arabic Thuɔŋjäŋ - Resources available in Dinka پښتو - Resources available in Pashto فارسی...
Changing your Legal Structure from an Incorporated Association in Queensland to a Company Limited by Guarentee
Queensland Associations Incorporation Act Queensland Associations Incorporation Regulations Queensland Co-operatives legislation Commonwealth Corporations Act Corporations (Aboriginal and Torres Strait Islander) Act 2006 (CATSI Act).
Industrial relations legislation in Queensland can be found on the Fair Work Commission's website . The main pieces of legislation are: Fair Work Act 2009 Fair Work Regulations 2009 Fair Work Commission Rules 2013
There are a range of legal structures which may be suitable for Queensland not-for-profit community groups. The four main options are: an incorporated association: Associations Incorporation Act 1981 (QLD) and Associations Incorporation Regulation 1999 (QLD) a company limited by guarantee:...
What do you need to succeed?
Author: 
Shelley Dunlop, QCOSS

Community Door hosts a number of useful tools and resources that can assist you with service delivery. These are all free and available for anyone to download. A few of the most popular tools are highlighted here.

...

Author: 
Kylie Hogan, National Disability Services

The Community Services Industry is facing a myriad of reforms and challenges now and into the future. 

Challenges such as an ageing population, workforce shortages, sector-wide reforms, technological advances and economic uncertainty are making it more important than ever for...

See videos from StudioQ related to this topic

Share or Print