يتمثل أحد جوانب عملية التسجيل في انتخاب أعضاء المنظمة للجنة إدارية أو مجلس يعمل بالنيابة عنهم. وتتألف معظم اللجان الإدارية من رئيس وسكرتير وأمين للصندوق. والأفراد المنتخبون لتلك المناصب هم أعضاء إداريون أو قائمون بالأمور الإدارية بينما يعد الأعضاء الآخرون باللجنة الإدارية أعضاء "عاديون".

كما أن أعضاء اللجان الإدارية في المنظمات غير الربحية لا يتقاضون أية أجور. فإذا كنت عضوًا باللجنة الإدارية، فسوف تشترك في مهام التخطيط والإدارة وصناعة القرار الخاصة بالمنظمة.

ما مسؤوليات اللجنة الإدارية؟

عضويتك في اللجنة الإدارية تعني أيضًا أنك مسؤول عن شؤون المنظمة من الناحية القانونية. وعلى الرغم من أنك قد تتمتع بحماية قانونية تفوق تلك التي يتمتع بها أعضاء الجمعيات غير المسجلة في حالة وقوع خطأ ما، فإن ذلك سيطبق فقط إذا كنت تضطلع بمسؤولياتك كما ينبغي.

وباعتبارك عضوا باللجنة الإدارية، فإن نطاق مسؤولياتك يشمل ضمان التقيد والالتزام بأهداف وأغرض وقواعد المنظمة فضلاً عن ضمان التزام المنظمة بالقوانين والالتزامات التعاقدية واحتفاظها بسجلات مالية دقيقة وقدرتها على الوفاء بديونها وقدرتها على سدادها. مما يستوجب تمتع عضو لجنة الإدارة المنتخب أو اكتسابه المهارات اللازمة لتنفيذ جميع تلك المسؤوليات.

وستكون في حاجة إلى التأكد بأنك تعمل وفقًا لما تقتضيه الأمانة والمصالح العليا للجمعية وأنك تحرص وتجتهد وتبذل أقصى ما تستطيع لتأدية واجبات الدور المنوط بك. ومن الأهمية بمكان ألا تستخدم المعلومات التي تحصل عليها وفقًا لما يقتضيه عملك في تحصيل مزايا سواء لنفسك أو لأي شخص آخر.

كما يتوجب عليك التصرف بشكل أخلاقي في حالة وجود تعارض بين مصالحك الشخصية ومصالح المنظمة. على سبيل المثال، يحق لموظفي المنظمة الذين يتقاضون أجرًا أن يكونوا ضمن أعضاء اللجنة الإدارية ولكن لن يكون بمقدورهم التصويت على عقود التوظيف التي تؤثر على وظائفهم فضلاً عن وجودهم عند تناولها بالبحث والدراسة.

يقدم قانون تسجيل الجمعيات تفاصيل حول بعض هذه المسؤوليات. ومن الضروري أن يتفهم أعضاء اللجنة طبيعة مسؤولياتهم وفقًا لما يقتضيه القانون بالإضافة إلى إدراك التزاماتهم القانونية الإضافية التي تقتضيها التشريعات الأخرى ذات الصلة بنشاط الجمعية. وقد تحتاج إلى الاستفسار عن مزيد من المعلومات من المحامي أو من مكتب التجارة العادلة.

ما مهام اللجنة الإدارية؟

تتولى اللجنة الإدارية بصفة عامة مسؤوليات قانونية هامة تجاه المنظمة بينما يتولى أعضاؤها مسؤوليات محددة كأفراد. ونظراً لأن بعض هذه الأدوار تستلزم الكثير من العمل، لذا فقد تقرر اللجنة تعيين عضو آخر للعمل كمساعد وذلك كنائب للرئيس مثلاً.

الرئيس

تتمثل مهام الرئيس في التأكد من أن اللجنة الإدارية تعمل على تيسير مهام رئاسة الجمعية. كما يضمن انعقاد اجتماعات اللجنة إلى جانب رئاسته لهذه الاجتماعات طبقاً لما ورد في القانون. وأثناء تلك الاجتماعات، يتولى الرئيس مسؤولية اتخاذ القرار في حالة تعادل الأصوات علاوة على إعداد التقارير الشهرية والسنوية.

وإذا كان لدى المنظمة موظفون يتقاضون رواتب، فسيتعين على الرئيس التعامل بدماثة مع الجميع لا سيما المدير. وباعتباره ممثلا للمنظمة، عادة ما يقوم الرئيس بالتوقيع على الخطابات والعقود الرسمية وفي بعض الأحيان يقوم بدور المتحدث الرسمي للمنظمة.

السكرتير

يتولى السكرتير المسؤولية القانونية لحفظ السجلات غير المالية الخاصة بالجمعية طبقًا لما ورد في القانون. وإذا لم ينفذ السكرتير تلك المهام التي يقتضيها القانون، فإنه بذلك يرتكب مخالفة.

وتتضمن مسؤوليات السكرتير إطلاع مكتب التجارة العادلة على أي تغييرات تحدث في الأعضاء الإداريين باللجنة الإدارية أو قواعد الجمعية أو عنوانها إلى جانب تقديم التقارير المالية الخاصة بالجمعية.

ويتعين على السكرتير إعداد جداول الأعمال والتقارير ومحاضر اجتماعات اللجنة وإرسالها إلى المعنيين بالإضافة إلى الاحتفاظ بنسخ منها. ويقع ضمن نطاق مسؤوليات السكرتير الخطابات المرسلة من اللجنة وقد يضطلع أيضًا بالمسؤولية عن الاحتفاظ بقائمة حديثة بأعضاء المنظمة.

وقد يطلب السكرتير مساعدة أعضاء آخرين باللجنة في إنجاز تلك المهام ولكنه سيكون مطالبًا بالتأكد من تأدية تلك المهام على النحو المطلوب.

أمين الصندوق

يتولى كافه أعضاء اللجنة الإدارية مسؤولية إدارة الأمور المالية الخاصة بالجمعية بينما يضطلع أمين الصندوق بمسؤولية تقديم تقارير مالية دورية إلى اللجنة وضمان دقة السجلات المالية.

يتوقع من أمين الصندوق ضمان وجود إيصالات بكافة الأموال التي تلقتها الجمعية فضلاً عن ضمان إيداع الأموال في البنك بصورة فورية ودفع الحسابات وتوقيع الشيكات وفقا لقواعد الجمعية. وإذا كان لدى الجمعية فريق عمل يتقاضى أجورًا، فقد يتولون تنفيذ بعضاً من تلك المهام ولكن يظل أمين الصندوق مسؤولاً عن ضمان تنفيذ تلك المهام على نحو سليم.

كما يتعين على أمين الصندوق إعداد التقرير الخاص به وتقرير مدقق الحسابات والتقارير المالية التي تمت مراجعتها وتقديمها إلى الاجتماع العام السنوي إذا اقتضى القانون ذلك.

أعضاء اللجنة الآخرون

إذا كان لديك أعضاء آخرون باللجنة الإدارية، فسوف يضطلعون بالمسؤوليات القانونية نفسها التي تتقاسمها اللجنة بصفة عامة. وباعتبارهم جزءًا من اللجنة الإدارية، فإن هؤلاء الأعضاء سيكونون مسؤولين عن شؤون المنظمة، بل وقد يشتركون أيضًا في مساعدة أحد الأعضاء الإداريين أو في القيام بمهام أخرى ككتابة التقارير أو طلبات المنح.

وقد تقرر المنظمة تشكيل لجان أخرى أو مجموعات عمل غير منتخبة وذلك لمساعدة اللجنة الإدارية.

لمزيد من المعلومات:

decorative
Crowdfunding is an increasingly popular method of online fundraising for individuals, businesses, not-for-profits and charities. Generally it involves an individual or an organisation setting a fundraising target online and then asking the crowd of the internet for donations to reach that target...
decorative
From 1 July 2017 onwards, new forms will be available on the Blue Card Services website. Check that you have the most current version of the application forms by looking at the ‘valid for lodgement’ date on the top right corner of the form. The new forms will state that they are valid for lodgement...
The Department of Communities, Child Safety and Disability Services' (DCCDS) Community Recovery section is encouraging individuals, carers and service providers in the DCCSDS North and Far North Queensland area to be prepared in relation to Tropical Cyclone Debbie. The likely impacts of a tropical...
decorative
We have launched a brand new course on the Community Door eTraining website which provides an introduction to the social service sector in Queensland for managers and organisations new to the sector. It is free for anyone to access. It features a profile of the sector in Queensland, insights into...
The Queensland Law Handbook is a comprehensive, plain-English legal reource designed to help deal with legal problems. Caxton Legal Centre has recently published the handbook as a website. The handbook has been printed as a hard-copy since the early eighties, but thanks to funding from the...
Back by popular demand The State Councils of Social Service (COSS) are partnering to once again deliver a webinar series to uncover what every not-for-profit organisation needs to know about effectively responding to government procurement processes. The webinars will cover: Getting “tender ready”...
Not-for-profit Law has launched Australia's first free, live chat legal service for community groups and charities. The service is available on the Information Hub (click on the blue chat button at the bottom of every page). The real-time chat service allows users to chat to a team member who will...
Not-for-profit Law has updated its guide to 'The laws of advertising and your community organisation'. The resource provides practical tips to help organisations comply with the laws of advertising and marketing in Australia. Importantly, these laws apply to many fundraising activities of charities...
Australia’s 600,000 charities and not-for-profits, from international aid groups right down to the local tennis club, have recently received a major boost, as Justice Connect’s Not-for-profit Law service launched the acclaimed Information Hub for a national audience. The Not-for-profit Law...
Handbooks
On Tuesday 12 May 2015, Minister for Communities, Women and Youth, Minister for Child Safety, Minister for Multicultural Affairs, the Honourable Shannon Fentiman MP, officially launched National Volunteer Week and Volunteering Queensland's Community Resource Handbooks . “Research shows that...

Pages

Are you looking for support in Queensland, or trying to find a service that meets your needs? Now you can search oneplace , the service directory hosted by the Queensland Family and Child Commission. oneplace is an easily accessible directory of community services to help Queensland families to get...
Fair Trading Queensland Incorporated Associations website (Queensland Office of Fair Trading) provides information to support organisations incorporated under the Associations Incorporations Act 1981. This website also includes a simplified guide to Queensland's Associations Incorporation Act 1981...
In Queensland the Office of Fair Trading regulates Associations and non-profits. https://www.qld.gov.au/law/laws-regulated-industries-and-accountability/queensland-laws-and-regulations/associations-charities-and-non-for-profits
The Community Resource Handbooks were launched by Volunteering Queensland on 12 May 2015. They consolidate the knowledge gained through Volunteering Queensland's community leadership work with more than 2,000 community groups over the past fifteen years. The handbooks are aimed at small to medium...
The Sector Capacity team at QCOSS has worked with the costing methodology developed and kindly shared by the Endeavour Foundation to create an easy to use Unit Costing Tool. This tool supports organisations to understand their cost drivers, and allows them confidently plan and negotiate the level...
Information technology and online solutions can help your community organisation work better. ACOSS, Infoxchange and the Department of Communications have teamed up to bring you Digital Business Kits which give you the tools and information to do more online. Digital Business Kits are hosted on...
Many not-for-profit organisations are now developing income-generating activities to reduce the reliance on government and philanthropic funding, and others are establishing social enterprises to respond to client needs in a sustainable way. The development of business skills and systems is very...
The following resources have been translated to assist these communities in establishing a community organisation. Resources available in English العربية - Resources available in Arabic Thuɔŋjäŋ - Resources available in Dinka پښتو - Resources available in Pashto فارسی...
Changing your Legal Structure from an Incorporated Association in Queensland to a Company Limited by Guarentee
Queensland Associations Incorporation Act Queensland Associations Incorporation Regulations Queensland Co-operatives legislation Commonwealth Corporations Act Corporations (Aboriginal and Torres Strait Islander) Act 2006 (CATSI Act).
Industrial relations legislation in Queensland can be found on the Fair Work Commission's website . The main pieces of legislation are: Fair Work Act 2009 Fair Work Regulations 2009 Fair Work Commission Rules 2013
There are a range of legal structures which may be suitable for Queensland not-for-profit community groups. The four main options are: an incorporated association: Associations Incorporation Act 1981 (QLD) and Associations Incorporation Regulation 1999 (QLD) a company limited by guarantee:...
What do you need to succeed?
Author: 
Shelley Dunlop, QCOSS

Community Door hosts a number of useful tools and resources that can assist you with service delivery. These are all free and available for anyone to download. A few of the most popular tools are highlighted here.

...

Author: 
Kylie Hogan, National Disability Services

The Community Services Industry is facing a myriad of reforms and challenges now and into the future. 

Challenges such as an ageing population, workforce shortages, sector-wide reforms, technological advances and economic uncertainty are making it more important than ever for...

See videos from StudioQ related to this topic

Share or Print