مما لا شك فيه أنه لن توجد معظم المجموعات المجتمعية وحدها دون سواعد المتطوعين، فكثيرًا ما يقوم العمل اليومي لأي مؤسسة أو أي نشاط لجمع التبرعات، كلياً أو جزئياً، على جهودهم، فلا يتقاضون أجراً من المؤسسات غير الربحية بما فيها أعضاء اللجان الإدارية مقابل قيامهم بالأدوار المنوطة بهم.

فلا شك أن البحث عن أفضل المتطوعين للمؤسسة ودعمهم يأتي في مصلحة كل من المؤسسة والمتطوعين.

وقبل أن تبدأ المؤسسة عملها مع المتطوعين، يستلزم تحديد ما يلي:

  • الوظائف المناسبة
  • القائمين على مساعدة المتطوعين أثناء العمل
  • الموارد المطلوبة كالمكتب أو الهاتف أو الكمبيوتر

علاوة على ذلك، يتعين على المؤسسة مراعاة ما إذا كان بمقدورها دفع بدلات للمتطوعين مقابل نفقات الانتقال، وتوفير تأمين لهم ضد الاصابة و/أو تأمين ضد المسؤولية العامة.

يتقدم بعض المتطوعين مباشرةً إلى المؤسسة لأنهم على دراية بنشاطها ومعنيين بالأمر. كما يمكنكم الإعلان عن احتياجكم لشخص ما يتمتع بمهارات خاصة، وينشر هذا الإعلان مجاناً في بعض القنوات كالصحيفة التي تصدرها مؤسستكم أو أي مجموعة أخرى أو عبر الإنترنت.

اختيار المتطوعين

من الضروري أن يتمتع المتطوعون بالكفاءة للاضطلاع بمهام المؤسسة وما يقومون به من أعمال. فأهمية ذلك بالنسبة للمؤسسة تكمن في مشاركة المتطوعين في العمل - مع الموظفين الذين يتقاضون أجورًا - في تقديم خدمات إلى عملائكم و/أو المجتمع. وذلك هام بالنسبة للمتطوع أيضاً، لأنه يمكنه ترك العمل فوراً في حالة عدم استخدام مهاراته أو إضافة شيئ جديد إلى خبراته.

لضمان أن مقدم الطلب قد فهم كافة توقعاتكم، يفضل تقديم معلومات حول المؤسسة والأدوار المنوط بها وأي مؤهلات ضرورية وما يمكنكم تقديمه، علماً بأن العديد من المؤسسات تعمل جاهدة لتحديد المهام الوظيفية لضمان وضوح الهدف والدور الذي يجب لأن ينهض به الموظف.

للتأكد من اختيار مؤسستكم لمقدمي الطلبات المناسبين، يمكنكم وضع استمارة طلب تحتوي على أسئلة عن عن الخبرات السابقة وأي معلومات ذات صلة. ويمكنكم الاستفسار من مقدم الطلب عن البيانات الشخصية و/أو جهات العمل السابقة التي يمكنكم الاتصال بها للتأكد من هذه البيانات.

وبعد تعبئة استمارة الطلب، يمكنكم اختيار بعض مقدمي الطلب لإجراء مقابلة شخصية معهم حيث يتسنى مناقشة المعلومات بالتفصيل. وقبل قبول مقدم الطلب على أنه متطوع، من الأفضل الرجوع إلى جهاته المرجعية. وفي حالة اتخاذ قرار بعدم أهلية أي شخص، ينبغي توجيه الشكر إليه على تقديم الطلب وإبلاغه بسبب الرفض.

هناك بعض المتطلبات المفصلة في قواعد وقوانين الجمعيات المسجلة ينبغي مراعاتها عند انتقاء أو ترشيح أعضاء اللجنة الإدارية.

تدريب المتطوعين

قبل أن يبدأ المتطوعون القيام بأدوارهم، يرجى التأكد من شعورهم بالترحيب والعمل على مساعدتهم لفهم المنظومة بأكملها من خلال اجتماع يمكن أن يطلق عليه اسم الجلسة التوجيهية، ويمكن أن تشمل تقديم المتطوع إلى فريق آخر، وتعريفهم بفريق العمل الذي سيشاركهم العمل وبأماكنهم، وإعطائهم مزيداً من المعلومات حول المؤسسة والأدوار المنوطة بهم.

خلال الأسابيع الأولى أو نحو ذلك بعد بدء المتطوع الجديد العمل، يمكن أن يساعده عضو أو اثنين من الفريق في تطوير المهارات المطلوبة في القيام بالعمل. بناءً على هذه الأدوار، يحتاج المتطوعون الجدد للعمل عن كثب مع أحد أعضاء فريق العمل حتى يكونوا على ثقة بما يقومون به من أعمال. كما أن وجود سياسات وإجراءات مكتوبة سيكون ذا أثر إيجابي، لا سيما لدى قيام المتطوعين بمهامهم بمفردهم.

دعم المتطوعين

عندما يتقبل المتطوع العمل ويرتاح إليه، يمكنكم تقديم الدعم إليه ببعض الوسائل التي تعبر عن تقديركم لجهوده المبذولة، فالبحث عن متطوعين متميزين قد يستغرق وقتاً طويلاً، لذا فإنكم بحاجة إلى تشجيعهم دومًا على الاستمرار.

كما يجدر بكم – إن أمكن - تضمينهم في اجتماعات فريق العمل، ودعوتهم لتقديم مقترحاتهم عند وضع خطط المشاريع التي يشاركون فيها والاستماع إلى تعليقاتهم، إلى جانب إتاحة مزيد من الفرص للمتطوعين لتعلم مهارات جديدة من خلال التدريب أو تكليفهم بمهام أخرى أكثر تشويقاً ومليئة بالتحدي.

تعبر العديد من المؤسسات عن تقديرها لجهود المتطوعين بمكافأتهم بطرق أخرى. وذلك قد يكون شيئًا بسيطًا كتقديم الشكر لهم على جهودهم أو دعوتهم لتناول القهوة أو تقديم خطاب أو شهادة تقدير لهم.

في حالة رغبة المتطوع في الالتحاق بعمل آخر مدفوع الأجر، يمكنكم دعمه بإعطائه شهادة محررة أو الموافقة على أن تكونوا مرجعاً له.

مزيد من المعلومات:

The Department of Communities, Child Safety and Disability Services' (DCCDS) Community Recovery section is encouraging individuals, carers and service providers in the DCCSDS North and Far North Queensland area to be prepared in relation to Tropical Cyclone Debbie. The likely impacts of a tropical...
decorative
We have launched a brand new course on the Community Door eTraining website which provides an introduction to the social service sector in Queensland for managers and organisations new to the sector. It is free for anyone to access. It features a profile of the sector in Queensland, insights into...
The Queensland Law Handbook is a comprehensive, plain-English legal reource designed to help deal with legal problems. Caxton Legal Centre has recently published the handbook as a website. The handbook has been printed as a hard-copy since the early eighties, but thanks to funding from the...
Back by popular demand The State Councils of Social Service (COSS) are partnering to once again deliver a webinar series to uncover what every not-for-profit organisation needs to know about effectively responding to government procurement processes. The webinars will cover: Getting “tender ready”...
Not-for-profit Law has launched Australia's first free, live chat legal service for community groups and charities. The service is available on the Information Hub (click on the blue chat button at the bottom of every page). The real-time chat service allows users to chat to a team member who will...
Not-for-profit Law has updated its guide to 'The laws of advertising and your community organisation'. The resource provides practical tips to help organisations comply with the laws of advertising and marketing in Australia. Importantly, these laws apply to many fundraising activities of charities...
Australia’s 600,000 charities and not-for-profits, from international aid groups right down to the local tennis club, have recently received a major boost, as Justice Connect’s Not-for-profit Law service launched the acclaimed Information Hub for a national audience. The Not-for-profit Law...
Handbooks
On Tuesday 12 May 2015, Minister for Communities, Women and Youth, Minister for Child Safety, Minister for Multicultural Affairs, the Honourable Shannon Fentiman MP, officially launched National Volunteer Week and Volunteering Queensland's Community Resource Handbooks . “Research shows that...
Social Traders Social Enterprise Masters banner
Presented by Social Traders, the SE Masters Conference 2015 provides a unique opportunity for people interested in, operating or supporting social enterprises to benefit from sessions with Australian social enterprise award winners and local and international guest speakers. Program features:...
Brisbane City Council recognises the importance of community and not-for-profit organisations having access to advice that will assist with the management of, and future sustainability of their assets. In 2013, Council established the Inclusive Brisbane Professional Advice Alliance to provide pro...

Pages

Are you looking for support in Queensland, or trying to find a service that meets your needs? Now you can search oneplace , the service directory hosted by the Queensland Family and Child Commission. oneplace is an easily accessible directory of community services to help Queensland families to get...
Fair Trading Queensland Incorporated Associations website (Queensland Office of Fair Trading) provides information to support organisations incorporated under the Associations Incorporations Act 1981. This website also includes a simplified guide to Queensland's Associations Incorporation Act 1981...
In Queensland the Office of Fair Trading regulates Associations and non-profits. https://www.qld.gov.au/law/laws-regulated-industries-and-accountability/queensland-laws-and-regulations/associations-charities-and-non-for-profits
The Community Resource Handbooks were launched by Volunteering Queensland on 12 May 2015. They consolidate the knowledge gained through Volunteering Queensland's community leadership work with more than 2,000 community groups over the past fifteen years. The handbooks are aimed at small to medium...
The Sector Capacity team at QCOSS has worked with the costing methodology developed and kindly shared by the Endeavour Foundation to create an easy to use Unit Costing Tool. This tool supports organisations to understand their cost drivers, and allows them confidently plan and negotiate the level...
Information technology and online solutions can help your community organisation work better. ACOSS, Infoxchange and the Department of Communications have teamed up to bring you Digital Business Kits which give you the tools and information to do more online. Digital Business Kits are hosted on...
Many not-for-profit organisations are now developing income-generating activities to reduce the reliance on government and philanthropic funding, and others are establishing social enterprises to respond to client needs in a sustainable way. The development of business skills and systems is very...
The following resources have been translated to assist these communities in establishing a community organisation. Resources available in English العربية - Resources available in Arabic Thuɔŋjäŋ - Resources available in Dinka پښتو - Resources available in Pashto فارسی...
Changing your Legal Structure from an Incorporated Association in Queensland to a Company Limited by Guarentee
Queensland Associations Incorporation Act Queensland Associations Incorporation Regulations Queensland Co-operatives legislation Commonwealth Corporations Act Corporations (Aboriginal and Torres Strait Islander) Act 2006 (CATSI Act).
Industrial relations legislation in Queensland can be found on the Fair Work Commission's website . The main pieces of legislation are: Fair Work Act 2009 Fair Work Regulations 2009 Fair Work Commission Rules 2013
There are a range of legal structures which may be suitable for Queensland not-for-profit community groups. The four main options are: an incorporated association: Associations Incorporation Act 1981 (QLD) and Associations Incorporation Regulation 1999 (QLD) a company limited by guarantee:...
What do you need to succeed?
Author: 
Shelley Dunlop, QCOSS

Community Door hosts a number of useful tools and resources that can assist you with service delivery. These are all free and available for anyone to download. A few of the most popular tools are highlighted here.

...

Author: 
Kylie Hogan, National Disability Services

The Community Services Industry is facing a myriad of reforms and challenges now and into the future. 

Challenges such as an ageing population, workforce shortages, sector-wide reforms, technological advances and economic uncertainty are making it more important than ever for...

See videos from StudioQ related to this topic

Share or Print