عندما تصبح مؤسستكم مسجلة، يتعين عليكم استيفاء بعض المتطلبات خلال فترة محددة، والتي يرد وصف تفصيلي لها إلى جانب أطرها الزمنية في قانون تسجيل الجمعيات و/أو القواعد النموذجية التي يحددها "مكتب التجارة العادلة". علاوة على الالتزامات القانونية والمالية كالضرائب، والتي قد تتطلب الاستشارة المهنية من محامٍ و/أو محاسب.

اللجنة الإدارية

يكون لدى المؤسسة أعضاء إداريين مؤقتين منتخبين كرئيس للجمعية أو أمين صندوق لها، ولا يتغير ذلك إلى أن ترشح الجمعية أو تعين أعضاء إداريين جُدد. وإذا لم ترشح مؤسستكم أميناً عاماً، فستحتاج اللجنة الإدارية للتأكد من تعيين أو ترشيح الشخص المناسب خلال شهر واحد من تاريخ التسجيل بموجب القانون وقواعد الجمعية.

الختم الرسمي

يتعين على الجمعيات المسجلة أن يكون لديها ختم رسمي أو أداة ختم ودمغ خاصة تحمل عبارة "الختم الرسمي" (Common Seal) واسم المؤسسة بالكامل، والذي يعادل توقيع المؤسسة، ويستخدم عامةً في العقود الهامة بموافقة اللجنة الإدارية. يُطلب ذلك الختم من الشركات المصنعة له أو من المكتبات.

حساب مصرفي

من الممكن أن يكون لدى المؤسسة حساب مصرفي خاص بها، ولكن بعد أن تصبح مسجلة وتحتاج إلى فتح حساب خاص باسم الجمعية. ومن ثمّ تتولى اللجنة الإدارية اختيار بنك أو جمعية إنشاء أو اتحاد ائتماني، وتضاف أية أرصدة مالية حالية إلى حساب الجمعية. وقد تطلب منكم المؤسسة المالية تقديم نسخة من قواعد المؤسسة، وقد يطلبوا أيضاً الاطلاع على أصل شهادة التسجيل. وقبل اختيار المفوض بالتوقيع على الحساب المصرفي، يجب أولاً مراجعة قواعد المؤسسة الخاصة بأعضاء اللجنة الإدارية المسموح لهم بتوقيع الشيكات.

التأمين ضد المسؤولية العامة

يتعين على جمعيتكم النظر في أمر الحصول على "التأمين ضد المسؤولية العامة" من عدمه، وهذا التأمين يوفر الحماية في حالة تعرض أي شخص للإصابة أو حدوث تلف بممتلكاته بفعل ممتلكات الجمعية أو بسبب إجراءات أو أنشطة الجمعية. وإذا كانت الجمعية تحوز قطعة أرض أو تؤجرها أو تحت وصايتها، يتوجب عليها حينئذ الحصول على تأمين ضد المسؤولية العامة بموجب القانون، ويمكن للجنة الإدارية تحديد مستوى التأمين المطلوب. كما يمكن أن يطلب قانوناً من الجمعية الحصول على تأمين ضد المسؤولية العامة وتأمينات أخرى بموجب قوانين أخرى أو وفق قواعدها الخاصة بها.

قبل اتخاذ القرار بشأن تحديد مدى الحاجة إلى تأمين ضد المسؤولية العامة، قد ترغب اللجنة الإدارية في طلب الاستشارة المهنية قبل البت في القرار. وفي حالة صدور قرار عن اللجنة الإدارية بعدم الحاجة إلى تأمين ضد المسؤولية العامة، يتعين عليها إبلاغ أعضاء الجمعية بهذا القرار وأسبابه وإمكانية المخاطر التي قد تنتج عن هذا التأمين، بما في ذلك الإجراءات القانونية المحتملة.

السجلات المالية

يتعين على الجمعية عمل مجموعة من السجلات الخاصة بتسجيل كافة المعاملات المالية. فقد يكون لديك نظام إدارة مالي، ومع ذلك تحتاج للتأكد من التزامه بالقواعد النموذجية. كما يُطلب منك الاحتفاظ بدفتر الصندوق الذي يبين الكميات المدفوعة والمستلمة ودفتر الإيصالات وكشوف الحساب ودفتر المصروفات النقدية وسجل الأصول. وقد تحتاج إلى دفتر أستاذ ودفتر يومية بناءً على حجم جمعيتكم. ويتعين عليكم استكمال جميع السجلات والحسابات وتدقيقها وأن تكون باللغة الإنجليزية.

محاضر الاجتماعات

بما أنكم جمعية مسجلة، يتعين وجود سجل أو مجلد لحفظ السجلات أو المحاضر التحريرية المتعلقة بجميع اجتماعات اللجنة والاجتماعات العامة. وربما يطلب مكتب التجارة العادلة منكم أن يقوم بالاطلاع على نسخ أي مستندات أو معلومات، ويتعين على الجمعية تقديمها باللغة الإنجليزية إذا كانت بلغة أخرى.

العضوية

تلتزم اللجنة الإدارية بالاحتفاظ بسجل يشمل جميع أعضاء الجمعية، على أن يشمل هذا السجل أو القائمة اسم العضو وعنوانه وتاريخ بدء العضوية وانتهائها وغيرها من التفاصيل الموضحة بالقواعد النموذجية أو التي تحددها الجمعية.

نقل الملكية وأصول أخرى

في حالة حيازة المؤسسة لإحدى الملكيات قبل تسجيلها، يجب نقلها إلى نفس اسم جمعيتكم. ولضمان توافق ذلك مع القانون، فقد ترغب اللجنة الإدارية في استشارة محامٍ.

يجب نقل كافة أصول المؤسسة كالسيارة – بعد تسجيلها - إلى نفس اسم المؤسسة. وتكون المؤسسة "مسئولة" عن الحقوق والالتزامات الحالية كالديون والإجراءات القانونية.

الاجتماعات

يرد بقرار وقواعد الجمعية تفاصيل هامة حول سبب وكيفية وتاريخ عقد الاجتماعات، ويكون اجتماع اللجنة الإدارية وفق هذه اللوائح، وترتيب اجتماعات عامة للأعضاء. كما أنكم بحاجة إلى عقد اجتماع عام للأعضاء والمدعوين في غضون شهر أو ثلاثة بعد التسجيل. ومن الضروري عقد اجتماع عام استثنائي أو اجتماع عام سنوي خلال 18 شهرًا من تاريخ التسجيل وخلال 6 أشهر من نهاية السنة المالية للجمعية. ويعقد هذا الاجتماع العام السنوي عادةً بعد انتخاب الإداريين، ويجب تقديم البيانات المالية، حيث يتم في ذلك الاجتماع تبادل المعلومات الخاصة بأنشطة جمعيتكم الموقرة على مدار العام السابق.

الضرائب

يتعين على الجمعية الالتزام بقانون آخر. ففي ظل تشريع الضرائب، يتعين على جمعيتكم تعيين موظف عام - عادة أمين صندوق - يكون مسئولاً عن تقديم الطلبات إلى مكتب الضرائب الأسترالي. وقد ترغب الجمعية بالاتصال بمكتب الضرائب الأسترالي أو أي محاسب للتعرف على المتطلبات القانونية والمالية الإضافية.

مزيد من المعلومات:

The Department of Communities, Child Safety and Disability Services' (DCCDS) Community Recovery section is encouraging individuals, carers and service providers in the DCCSDS North and Far North Queensland area to be prepared in relation to Tropical Cyclone Debbie. The likely impacts of a tropical...
decorative
We have launched a brand new course on the Community Door eTraining website which provides an introduction to the social service sector in Queensland for managers and organisations new to the sector. It is free for anyone to access. It features a profile of the sector in Queensland, insights into...
The Queensland Law Handbook is a comprehensive, plain-English legal reource designed to help deal with legal problems. Caxton Legal Centre has recently published the handbook as a website. The handbook has been printed as a hard-copy since the early eighties, but thanks to funding from the...
Back by popular demand The State Councils of Social Service (COSS) are partnering to once again deliver a webinar series to uncover what every not-for-profit organisation needs to know about effectively responding to government procurement processes. The webinars will cover: Getting “tender ready”...
Not-for-profit Law has launched Australia's first free, live chat legal service for community groups and charities. The service is available on the Information Hub (click on the blue chat button at the bottom of every page). The real-time chat service allows users to chat to a team member who will...
Not-for-profit Law has updated its guide to 'The laws of advertising and your community organisation'. The resource provides practical tips to help organisations comply with the laws of advertising and marketing in Australia. Importantly, these laws apply to many fundraising activities of charities...
Australia’s 600,000 charities and not-for-profits, from international aid groups right down to the local tennis club, have recently received a major boost, as Justice Connect’s Not-for-profit Law service launched the acclaimed Information Hub for a national audience. The Not-for-profit Law...
Handbooks
On Tuesday 12 May 2015, Minister for Communities, Women and Youth, Minister for Child Safety, Minister for Multicultural Affairs, the Honourable Shannon Fentiman MP, officially launched National Volunteer Week and Volunteering Queensland's Community Resource Handbooks . “Research shows that...
Social Traders Social Enterprise Masters banner
Presented by Social Traders, the SE Masters Conference 2015 provides a unique opportunity for people interested in, operating or supporting social enterprises to benefit from sessions with Australian social enterprise award winners and local and international guest speakers. Program features:...
Brisbane City Council recognises the importance of community and not-for-profit organisations having access to advice that will assist with the management of, and future sustainability of their assets. In 2013, Council established the Inclusive Brisbane Professional Advice Alliance to provide pro...

Pages

Are you looking for support in Queensland, or trying to find a service that meets your needs? Now you can search oneplace , the service directory hosted by the Queensland Family and Child Commission. oneplace is an easily accessible directory of community services to help Queensland families to get...
Fair Trading Queensland Incorporated Associations website (Queensland Office of Fair Trading) provides information to support organisations incorporated under the Associations Incorporations Act 1981. This website also includes a simplified guide to Queensland's Associations Incorporation Act 1981...
In Queensland the Office of Fair Trading regulates Associations and non-profits. https://www.qld.gov.au/law/laws-regulated-industries-and-accountability/queensland-laws-and-regulations/associations-charities-and-non-for-profits
The Community Resource Handbooks were launched by Volunteering Queensland on 12 May 2015. They consolidate the knowledge gained through Volunteering Queensland's community leadership work with more than 2,000 community groups over the past fifteen years. The handbooks are aimed at small to medium...
The Sector Capacity team at QCOSS has worked with the costing methodology developed and kindly shared by the Endeavour Foundation to create an easy to use Unit Costing Tool. This tool supports organisations to understand their cost drivers, and allows them confidently plan and negotiate the level...
Information technology and online solutions can help your community organisation work better. ACOSS, Infoxchange and the Department of Communications have teamed up to bring you Digital Business Kits which give you the tools and information to do more online. Digital Business Kits are hosted on...
Many not-for-profit organisations are now developing income-generating activities to reduce the reliance on government and philanthropic funding, and others are establishing social enterprises to respond to client needs in a sustainable way. The development of business skills and systems is very...
The following resources have been translated to assist these communities in establishing a community organisation. Resources available in English العربية - Resources available in Arabic Thuɔŋjäŋ - Resources available in Dinka پښتو - Resources available in Pashto فارسی...
Changing your Legal Structure from an Incorporated Association in Queensland to a Company Limited by Guarentee
Queensland Associations Incorporation Act Queensland Associations Incorporation Regulations Queensland Co-operatives legislation Commonwealth Corporations Act Corporations (Aboriginal and Torres Strait Islander) Act 2006 (CATSI Act).
Industrial relations legislation in Queensland can be found on the Fair Work Commission's website . The main pieces of legislation are: Fair Work Act 2009 Fair Work Regulations 2009 Fair Work Commission Rules 2013
There are a range of legal structures which may be suitable for Queensland not-for-profit community groups. The four main options are: an incorporated association: Associations Incorporation Act 1981 (QLD) and Associations Incorporation Regulation 1999 (QLD) a company limited by guarantee:...
What do you need to succeed?
Author: 
Shelley Dunlop, QCOSS

Community Door hosts a number of useful tools and resources that can assist you with service delivery. These are all free and available for anyone to download. A few of the most popular tools are highlighted here.

...

Author: 
Kylie Hogan, National Disability Services

The Community Services Industry is facing a myriad of reforms and challenges now and into the future. 

Challenges such as an ageing population, workforce shortages, sector-wide reforms, technological advances and economic uncertainty are making it more important than ever for...

See videos from StudioQ related to this topic

Share or Print