يتعين عليكم كجمعية مسجلة الاحتفاظ بسجلات معينة للوفاء بالالتزامات التي يقتضيها قانون تسجيل الجمعيات. كما يتوجب عليكم الاحتفاظ بجميع السجلات المطلوبة بموجب التشريعات الأخرى ذات الصلة و/أو الاتفاقيات المبرمة مع جهات التمويل في حالة تلقي منح منها.

وستكون تلك السجلات ضرورية كي تستطيعون الوفاء بمتطلبات التقرير المطلوبة أمام المنظمة وجهات التمويل والعملاء والحكومة والمجتمع. فضلاً عن ذلك، قد يكون هناك سجلات أخرى تحتاجون إلى الاحتفاظ بها لأغراضكم الخاصة لضمان إدارة المنظمة كما ينبغي.

ولضمان الاحتفاظ بالسجلات بالطريقة المناسبة، يتعين عليكم فهم ما يلي:

  • نوعية المعلومات المطلوبة
  • من هو المسؤول عن جمع المعلومات
  • الإجراءات المتبعة في جمع المعلومات
  • مكان الاحتفاظ بالسجلات
  • مدة الاحتفاظ بها
  • كيفية استخدامها

وعلى المنظمة التأكد من جمع كافة المعلومات الشخصية والاحتفاظ بها واستخدامها بطريقة تفي بمتطلبات قانون الخصوصية. مما يعني جمع المعلومات الهامة فقط والاحتفاظ بها بطريقة سرية وعدم تقديمها إلى أي شخص ما لم يكن بحاجة إلى الاطلاع عليها.

السجلات المالية ومحاضر الاجتماعات والسجلات

قد تتضمن السجلات المالية مجموعة من المواد بما في ذلك الفواتير والإيصالات ومستندات العمل التي تفسر التقارير المالية. ويطلب من كافة الجمعيات الاحتفاظ بدفتر مبالغ نقدية يبين المبالغ المدفوعة والمستلمة ودفتر إيصالات وكشوف حساب مصرفية ودفتر المصروفات النقدية وسجل للأصول. وبناءً على حجم الجمعية، فقد تحتاج إلى دفتر أستاذ ودفتر يومية طبقًا لما يقتضيه القانون.

وتضطلع اللجنة الإدارية بمسؤولية ضمان الاحتفاظ بالسجلات المالية بالطريقة المناسبة. ويشترط أن تكون كافة السجلات المالية مكتملة ودقيقة ومكتوبة باللغة الإنجليزية. ويتعين عليكم كذلك إعداد نظام للإدارة المالية يتماشى مع متطلبات منظمتكم أو أي متطلبات يقتضيها القانون أو قواعد العمل الخاصة بكم فضلاً عن تميزه بالوضوح التام مما يساعد على سهولة فهمكم له أو سهولة فهمه لأي شخص آخر موكل بذلك مثل المدقق المالي.

كما يتعين على الجمعية الاحتفاظ بكافة السجلات المالية المطلوبة بموجب قوانين الولاية أو القوانين الفيدرالية ذات الصلة. وبناءً على طبيعة المنظمة، فقد يشمل ذلك السجلات ذات الصلة بضريبة الدخل وضريبة أرباح رأس المال وضريبة المزايا الإضافية بالإضافة إلى ضريبة السلع والخدمات.

يتعين عليكم كجمعية مسجلة الاحتفاظ بسجلات كتابية ومحاضر اجتماعات اللجنة والاجتماعات العامة في دفتر أو حافظة خاصة. وقد يطلب مكتب التجارة العادلة الاطلاع على نسخ من السجلات . وفي حالة عدم صياغتها باللغة الإنجليزية، يتعين على الجمعية ترجمتها ترجمة معتمدة.

كما تلتزم اللجنة الإدارية بالاحتفاظ بسجل عن جميع أعضاء الجمعية. ويجب أن يشتمل هذا السجل أو القائمة على اسم العضو وعنوانه وتاريخ سريان العضوية وتاريخ انتهائها وغيرها من التفاصيل الموضحة بالقواعد النموذجية أو التي تحددها الجمعية.

ويجب عليكم الرجوع إلى القوانين ذات الصلة لتحديد ما إذا كانت هنالك حاجة للاحتفاظ بالسجلات في مكان معين ومدة الاحتفاظ بها وكيفية استخدامها.

السجلات الخاصة بالموظفين واللجنة الإدارية والمتطوعين

تحتاج كافة المنظمات إلى الاحتفاظ بسجلات خاصة بموظفيها ولجنتها الإدارية والمتطوعين الذين يعملون معها. وتشتمل تلك المعلومات على الدور الذي يلعبونه والمسؤوليات التي يتولونها. علاوة على بيانات للموظفين بأجر وبغير أجر. ويجب أن تشتمل السجلات الخاصة بالعاملين بأجر على العقد الموقع مع المنظمة والذي يحدد شروط تعاقدهم والأجر وغيرها من المزايا.

وتتسم سجلات اللجنة الإدارية بالأهمية لضمان وفاء منظمتكم بالتزاماتها بموجب القانون وقواعد المنظمة. كما تتمثل أهمية سجلات الموظفين الدقيقة في تأكيدها على وفاء المنظمة بحقوق العاملين التي تقتضيها التشريعات الأخرى. علاوة على أهميتها في ضمان وضوح الدور الذي يؤديه كل فرد يعمل لدى المنظمة، سواء بأجر أو دون أجر.

سجلات العملاء

المعلومات المتوافرة حول العملاء تساعد المنظمة في تقييم الخدمات التي تقدمها وتخطيطها. ففي حالة حصول المنظمة على تمويل، ستطالب جهة التمويل غالبًا بإمدادها بالمعلومات حول العملاء مما يساعدهم على مراقبة تلك الخدمات وتقييمها.

يتعين على منظمتكم تحديد نوع المعلومات المطلوب تجميعها من أجل الوفاء بمتطلباتها بالإضافة إلى الإجراءات المناسبة التي تستخدم في جمع تلك المعلومات واستخدامها والاحتفاظ بها. وقد تحتاجون إلى جمع الإحصائيات الأساسية فقط مثل الجنس والأصل العرقي، وذلك بناءً على الخدمات التي تقدمها المنظمة. في حين قد تتطلب منظمات أخرى بعض التفاصيل مثل الاسم والعنوان بينما يتطلب البعض الآخر المزيد من المعلومات.

لمزيد من المعلومات:

The Department of Communities, Child Safety and Disability Services' (DCCDS) Community Recovery section is encouraging individuals, carers and service providers in the DCCSDS North and Far North Queensland area to be prepared in relation to Tropical Cyclone Debbie. The likely impacts of a tropical...
decorative
We have launched a brand new course on the Community Door eTraining website which provides an introduction to the social service sector in Queensland for managers and organisations new to the sector. It is free for anyone to access. It features a profile of the sector in Queensland, insights into...
The Queensland Law Handbook is a comprehensive, plain-English legal reource designed to help deal with legal problems. Caxton Legal Centre has recently published the handbook as a website. The handbook has been printed as a hard-copy since the early eighties, but thanks to funding from the...
Back by popular demand The State Councils of Social Service (COSS) are partnering to once again deliver a webinar series to uncover what every not-for-profit organisation needs to know about effectively responding to government procurement processes. The webinars will cover: Getting “tender ready”...
Not-for-profit Law has launched Australia's first free, live chat legal service for community groups and charities. The service is available on the Information Hub (click on the blue chat button at the bottom of every page). The real-time chat service allows users to chat to a team member who will...
Not-for-profit Law has updated its guide to 'The laws of advertising and your community organisation'. The resource provides practical tips to help organisations comply with the laws of advertising and marketing in Australia. Importantly, these laws apply to many fundraising activities of charities...
Australia’s 600,000 charities and not-for-profits, from international aid groups right down to the local tennis club, have recently received a major boost, as Justice Connect’s Not-for-profit Law service launched the acclaimed Information Hub for a national audience. The Not-for-profit Law...
Handbooks
On Tuesday 12 May 2015, Minister for Communities, Women and Youth, Minister for Child Safety, Minister for Multicultural Affairs, the Honourable Shannon Fentiman MP, officially launched National Volunteer Week and Volunteering Queensland's Community Resource Handbooks . “Research shows that...
Social Traders Social Enterprise Masters banner
Presented by Social Traders, the SE Masters Conference 2015 provides a unique opportunity for people interested in, operating or supporting social enterprises to benefit from sessions with Australian social enterprise award winners and local and international guest speakers. Program features:...
Brisbane City Council recognises the importance of community and not-for-profit organisations having access to advice that will assist with the management of, and future sustainability of their assets. In 2013, Council established the Inclusive Brisbane Professional Advice Alliance to provide pro...

Pages

Are you looking for support in Queensland, or trying to find a service that meets your needs? Now you can search oneplace , the service directory hosted by the Queensland Family and Child Commission. oneplace is an easily accessible directory of community services to help Queensland families to get...
Fair Trading Queensland Incorporated Associations website (Queensland Office of Fair Trading) provides information to support organisations incorporated under the Associations Incorporations Act 1981. This website also includes a simplified guide to Queensland's Associations Incorporation Act 1981...
In Queensland the Office of Fair Trading regulates Associations and non-profits. https://www.qld.gov.au/law/laws-regulated-industries-and-accountability/queensland-laws-and-regulations/associations-charities-and-non-for-profits
The Community Resource Handbooks were launched by Volunteering Queensland on 12 May 2015. They consolidate the knowledge gained through Volunteering Queensland's community leadership work with more than 2,000 community groups over the past fifteen years. The handbooks are aimed at small to medium...
The Sector Capacity team at QCOSS has worked with the costing methodology developed and kindly shared by the Endeavour Foundation to create an easy to use Unit Costing Tool. This tool supports organisations to understand their cost drivers, and allows them confidently plan and negotiate the level...
Information technology and online solutions can help your community organisation work better. ACOSS, Infoxchange and the Department of Communications have teamed up to bring you Digital Business Kits which give you the tools and information to do more online. Digital Business Kits are hosted on...
Many not-for-profit organisations are now developing income-generating activities to reduce the reliance on government and philanthropic funding, and others are establishing social enterprises to respond to client needs in a sustainable way. The development of business skills and systems is very...
The following resources have been translated to assist these communities in establishing a community organisation. Resources available in English العربية - Resources available in Arabic Thuɔŋjäŋ - Resources available in Dinka پښتو - Resources available in Pashto فارسی...
Changing your Legal Structure from an Incorporated Association in Queensland to a Company Limited by Guarentee
Queensland Associations Incorporation Act Queensland Associations Incorporation Regulations Queensland Co-operatives legislation Commonwealth Corporations Act Corporations (Aboriginal and Torres Strait Islander) Act 2006 (CATSI Act).
Industrial relations legislation in Queensland can be found on the Fair Work Commission's website . The main pieces of legislation are: Fair Work Act 2009 Fair Work Regulations 2009 Fair Work Commission Rules 2013
There are a range of legal structures which may be suitable for Queensland not-for-profit community groups. The four main options are: an incorporated association: Associations Incorporation Act 1981 (QLD) and Associations Incorporation Regulation 1999 (QLD) a company limited by guarantee:...
What do you need to succeed?
Author: 
Shelley Dunlop, QCOSS

Community Door hosts a number of useful tools and resources that can assist you with service delivery. These are all free and available for anyone to download. A few of the most popular tools are highlighted here.

...

Author: 
Kylie Hogan, National Disability Services

The Community Services Industry is facing a myriad of reforms and challenges now and into the future. 

Challenges such as an ageing population, workforce shortages, sector-wide reforms, technological advances and economic uncertainty are making it more important than ever for...

See videos from StudioQ related to this topic

Share or Print