وقتی سازمان شما به ثبت رسید، اقداماتی وجود دارد که باید طی مدت زمان مشخصی انجام دهید. این الزامات و چارچوب زمانی در قانون ثبت انجمن ها به تفصیلتشریح شده و/ یا در نمونه ای از مقررات model rules موجود است که می توان آن را از اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading درخواست نمود. علاوه بر این، احتمالا تعهدات حقوقی و مالی دیگری مانند ازجمله تعهدات مالیاتی نیز خواهید داشت، بنابراین جا دارد از یک مشاور حقوقی و/یا حسابدار راهنمائی کارشناسی دریافت نمایید.

هیات مدیره

اعضای سازمان متصدیان موقت امور اداری مانند رئیس و خزانه‌دار را برای انجمن تعیین خواهند نمود. همه این افراد در پستهای خود باقی می‌مانند تا متصدیان امور اداری توسط انجمن انتخاب یا منصوب شوند. اگر سازمان شما یک منشی انتخاب نکند، هیات مدیره طبق قانون و مقررات انجمن باید اطمینان حاصل نماید که طی یک ماه از به ثبت رسیدن فردی را برای این کار منصوب یا انتخاب نماید.

مهر رسمی

انجمن های ثبت شده باید دارای مهر rubber stamp یا "مهر رسمی" ‘Common Seal’ باشند که روی آن کلمه "مهر رسمی" و نام کامل سازمان ذکر شده باشد. مهر رسمی معادل امضای سازمان است و معمولا با تایید هیات مدیره برای قراردادهای مهم استفاده می‌شود. شما می‌توانید از طریق یک شرکت سازنده مهرهای لاستیکی یا یک مغازه لوازم التحریر یک مهر رسمی سفارش دهید.

حساب بانکی

ممکن است سازمان شما از قبل یک حساب بانکی داشته باشد اما پس از به ثبت رسیدن، شما باید حساب جدیدی به نام شرکت باز کنید. هیات مدیره باید یک بانک، تعاونی های ساختمانی building society، یا تعاونی اعتبار را انتخاب نماید و هرگونه اعتبار موجود به دارائی یا اعتبار سازمان تبدیل می‌شود. امکان دارد از شما خواسته شود تا نسخه‌ای ازمقررات (اساسنامۀ) انجمن را در اختیار موسسه مالی قرار دهید و امکان دارد آنها بخواهند اصل گواهی ثبت را مشاهده نمایند. پیش از تصمیم‌گیری درباره اینکه چه فردی باید امضا کننده حساب بانکی باشد شما باید مقررات سازمان خود درباره اعضای هیات مدیره که مجاز به امضا کردن چک هستند را بررسی کنید.

بیمه مسئولیت عمومی

انجمن شما باید همچنین در نظر بگیرد که آیا باید بیمه مسئولیت عمومی داشته باشد یا خیر تا در صورتیکه فردی مصدوم شود یا اموالش در انجمن به واسطه اقدامات یا فعالیتهای انجمن خسارت ببیند این نوع بیمه فرد را مورد حمایت قرار می‌دهد. اگر انجمن مالک زمین باشد، زمین اجاره کند یا زمین را به صورت امانی نگه دارد، در اینصورت انجمن باید طبق قانون مصوب بیمه مسئولیت عمومی داشته باشد اما هیات مدیره می‌تواند درباره سطح بیمه مورد نیاز تصمیم بگیرد. امکان دارد انجمن شما از نظر حقوقی طبق قوانین دیگر یا مقررات انجمن ملزم باشد تا بیمه مسئولیت عمومی و سایربیمه‌ها را نیز داشته باشد.

پیش از تصمیم‌گیری درباره لزوم داشتن بیمه مسئولیت عمومی، امکان دارد هیات مدیره مایل باشد پیش از تصمیم‌گیری راهنمائی کارشناسی دریافت نماید. اگر هیات مدیره تصمیم بگیرد که به بیمه مسئولیت عمومی نیازی نیست، باید این تصمیم را به اطلاع اعضای کمیته برساند و دلایل خود و هرگونه خطری که ممکن است به واسطه این تصمیم حاصل شود – مانند اقدامات قانونی ممکن- را نیز بیان کند.

سوابق مالی

انجمن شما همچنین ملزم است تا دفاتری از همه سوابق تبادلات مالی را نگهداری کند. امکان دارد قبلاً هم یک سیستم مدیریت مالی داشته باشید، اما باید اطمینان حاصل کنید که این سیستم با مدل مقررات model rules همخوانی دارد. شما ملزم هستید این موارد را داشته باشید:‌ یک دفتر نقدی که نشان‌دهنده مبالغ پرداختی و دریافتی باشد، دفترچه رسید، اظهارنامه‌های بانکی، دفتر تنخواه گردان petty cash book و دفتر ثبت دارایی. با توجه به گستردگی انجمن شما، امکان دارد ملزم باشید یک دفتر حساب کل و یک دفتر روزانه نیز داشته باشید. مورد مهم دیگر آن است که همه سوابق و حسابها باید کامل، دقیق و به زبان انگلیسی باشند.

صورت‌جلسات

به عنوان یک انجمن به ثبت رسیده، شما باید یک دفتر یا پوشه‌ای ایجاد کنید تا سوابق کتبی یا صورت‌‌جلسه‌های همه جلسات کمیته و جلسات عمومی را در آن نگهداری کنید. اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading می‌تواند درخواست کند که نسخه‌ای از هر سند یا اطلاعات موجود را مشاهده کند و اگر آنها به زبان انگلیسی نباشند، انجمن باید ترجمۀ رسمی آنها را ارائه دهد.

عضویت

هیات مدیره مسئول نگهداری دفتر ثبت برای همه اعضای انجمن است. این دفتر ثبت یا فهرست اعضاء باید شامل نام عضو، آدرس، تاریخ عضویت، تاریخ پایان عضویت و سایر جزئیاتی باشد که در مدل مقررات ذکر شده یا انجمن درباره آن (در اساسنامۀ اختصاصی خود) تصمیم‌گیری نموده است.

انتقال ملک یا سایر دارایی‌ها

اگر انجمن شما پیش از اینکه به ثبت برسد ملکی در اختیار داشته است، باید به نام انجمن شما منتقل شود. برای حصول اطمینان از انجام شدن این کار به صورت قانونی، جا دارد هیات مدیره از یک وکیل دادگستری راهنمائی دریافت نماید.

پس از به ثبت رسیدن، همه دارایی‌های سازمان مانند اتومبیل باید به نام انجمن منتقل شوند. همچنین انجمن "مسئول" حقوق یا مسئولیتهای کنونی مانند بدهی ها و اقدامات قانونی خواهد بود.

جلسات

قانون و مقررات انجمن حاوی جزئیات کاملی درباره علت برگزاری جلسات، چگونگی و زمان برگزاری آن هستند. هیات مدیره باید طبق این قوانین ملاقات داشته باشد و جلسات عمومی را برای اعضا برگزار نماید. شما باید بین یک تا سه ماه پس از به ثبت رسیدن، یک جلسه عمومی برای اعضاء و مهمان های مدعو برگزار کنید. یک جلسه مجمع عمومی خاص یا جلسه مجمع عمومی سالانه (AGM) باید طی 18 ماه از به ثبت رسیدن و شش ماه مانده به پایان سال مالی انجمن برگزار شود. در جلسۀ مجمع عمومی سالانه AGM است که متصدیان امور اداری انتخاب می‌شوند و در آن جلسه بایستی صورت‌های مالی ارائه شوند. همچنین این جلسه فرصتی است تا اطلاعات مربوط به فعالیتهای انجمن شما در سال گذشته در میان گذاشته شود.

مالیات

امکان دارد انجمن ملزم باشد از قوانین دیگری نیز پیروی کند. طبق قوانین مالیات، امکان دارد انجمن شما ملزم باشد یک مسئول عمومی، معمولا خزانه‌دار، را انتخاب کند که مسئول ارائه تقاضا به (داد وستد با) اداراه مالیات استرالیا باشد. امکان دارد انجمن مایل باشد با اداره مالیات استرالیا یا یک حسابدار تماس بگیرد تا از هرگونه الزام حقوقی و مالی دیگر مطلع شود.

اطلاعات بیشتر:

decorative
Legal Aid Queensland has published a series of captioned recordings about their services on their YouTube channel . Videos for community, health and education workers can be found here and include their published community legal education webinars. The next webinar is Child Protection - the law and...
decorative
Crowdfunding is an increasingly popular method of online fundraising for individuals, businesses, not-for-profits and charities. Generally it involves an individual or an organisation setting a fundraising target online and then asking the crowd of the internet for donations to reach that target...
decorative
From 1 July 2017 onwards, new forms will be available on the Blue Card Services website. Check that you have the most current version of the application forms by looking at the ‘valid for lodgement’ date on the top right corner of the form. The new forms will state that they are valid for lodgement...
The Department of Communities, Child Safety and Disability Services' (DCCDS) Community Recovery section is encouraging individuals, carers and service providers in the DCCSDS North and Far North Queensland area to be prepared in relation to Tropical Cyclone Debbie. The likely impacts of a tropical...
decorative
We have launched a brand new course on the Community Door eTraining website which provides an introduction to the social service sector in Queensland for managers and organisations new to the sector. It is free for anyone to access. It features a profile of the sector in Queensland, insights into...
The Queensland Law Handbook is a comprehensive, plain-English legal reource designed to help deal with legal problems. Caxton Legal Centre has recently published the handbook as a website. The handbook has been printed as a hard-copy since the early eighties, but thanks to funding from the...
Back by popular demand The State Councils of Social Service (COSS) are partnering to once again deliver a webinar series to uncover what every not-for-profit organisation needs to know about effectively responding to government procurement processes. The webinars will cover: Getting “tender ready”...
Not-for-profit Law has launched Australia's first free, live chat legal service for community groups and charities. The service is available on the Information Hub (click on the blue chat button at the bottom of every page). The real-time chat service allows users to chat to a team member who will...
Not-for-profit Law has updated its guide to 'The laws of advertising and your community organisation'. The resource provides practical tips to help organisations comply with the laws of advertising and marketing in Australia. Importantly, these laws apply to many fundraising activities of charities...
Australia’s 600,000 charities and not-for-profits, from international aid groups right down to the local tennis club, have recently received a major boost, as Justice Connect’s Not-for-profit Law service launched the acclaimed Information Hub for a national audience. The Not-for-profit Law...

Pages

Are you looking for support in Queensland, or trying to find a service that meets your needs? Now you can search oneplace , the service directory hosted by the Queensland Family and Child Commission. oneplace is an easily accessible directory of community services to help Queensland families to get...
Fair Trading Queensland Incorporated Associations website (Queensland Office of Fair Trading) provides information to support organisations incorporated under the Associations Incorporations Act 1981. This website also includes a simplified guide to Queensland's Associations Incorporation Act 1981...
In Queensland the Office of Fair Trading regulates Associations and non-profits. https://www.qld.gov.au/law/laws-regulated-industries-and-accountability/queensland-laws-and-regulations/associations-charities-and-non-for-profits
Legal Aid have a series of captioned recordings about Legal Aid Queensland services on their YouTube channel . Videos for community, health and education workers can be found here and include their published community legal education webinars. Upcoming webinars can be found on the Information for...
The Community Resource Handbooks were launched by Volunteering Queensland on 12 May 2015. They consolidate the knowledge gained through Volunteering Queensland's community leadership work with more than 2,000 community groups over the past fifteen years. The handbooks are aimed at small to medium...
The Sector Capacity team at QCOSS has worked with the costing methodology developed and kindly shared by the Endeavour Foundation to create an easy to use Unit Costing Tool. This tool supports organisations to understand their cost drivers, and allows them confidently plan and negotiate the level...
Information technology and online solutions can help your community organisation work better. ACOSS, Infoxchange and the Department of Communications have teamed up to bring you Digital Business Kits which give you the tools and information to do more online. Digital Business Kits are hosted on...
Many not-for-profit organisations are now developing income-generating activities to reduce the reliance on government and philanthropic funding, and others are establishing social enterprises to respond to client needs in a sustainable way. The development of business skills and systems is very...
The following resources have been translated to assist these communities in establishing a community organisation. Resources available in English العربية - Resources available in Arabic Thuɔŋjäŋ - Resources available in Dinka پښتو - Resources available in Pashto فارسی...
Changing your Legal Structure from an Incorporated Association in Queensland to a Company Limited by Guarentee
Queensland Associations Incorporation Act Queensland Associations Incorporation Regulations Queensland Co-operatives legislation Commonwealth Corporations Act Corporations (Aboriginal and Torres Strait Islander) Act 2006 (CATSI Act).
Industrial relations legislation in Queensland can be found on the Fair Work Commission's website . The main pieces of legislation are: Fair Work Act 2009 Fair Work Regulations 2009 Fair Work Commission Rules 2013
There are a range of legal structures which may be suitable for Queensland not-for-profit community groups. The four main options are: an incorporated association: Associations Incorporation Act 1981 (QLD) and Associations Incorporation Regulation 1999 (QLD) a company limited by guarantee:...
What do you need to succeed?
Author: 
Shelley Dunlop, QCOSS

Community Door hosts a number of useful tools and resources that can assist you with service delivery. These are all free and available for anyone to download. A few of the most popular tools are highlighted here.

...

Author: 
Kylie Hogan, National Disability Services

The Community Services Industry is facing a myriad of reforms and challenges now and into the future. 

Challenges such as an ageing population, workforce shortages, sector-wide reforms, technological advances and economic uncertainty are making it more important than ever for...

See videos from StudioQ related to this topic

Share or Print